Eine KI-Telefonzentrale, die abnimmt, wenn du auf der Baustelle bist

Wofür du heute zahlst

Bei einer klassischen Telefonanlage zahlst du oft für Nebenstellen, Wartemusik und eine Mailbox, die volläuft. Dazu kommt die Zeit, bis jemand die Ansagen pflegt und die verpassten Anrufe abhört. Wenn du auf der Baustelle bist, klingelt das Büro ins Leere.

Der teure Teil ist selten die eine Nebenstelle. Teuer wird die Folge: Interessenten rufen zweimal an und gehen weiter, Lieferanten legen Termine falsch, und am Abend steht eine Liste von Nummern ohne Kontext. Eine Mailbox, die niemand abhört, ersetzt keine Annahme.

Welche Beträge das bei dir sind, tragen wir hier nicht ein. Die stehen in deinem Vertrag oder in der Monatsrechnung deiner Telefonanlage. Im Rechner unten setzt du den Namen Telefonanlage ein und deine eigene Zahl.

• Nebenstellen und Ansagen, die niemand aktualisiert
• Mailboxen, die voll sind und trotzdem niemand hört
• Vertretung, die nur auf dem Zettel steht
• Rückrufe ohne Notiz zu Anliegen und Dringlichkeit

Was eine eigene KI übernimmt

Wir bauen keine Konzern-Telefonzentrale. Wir bauen den Ablauf, den du brauchst, wenn du unterwegs bist. Zuerst schreibst du auf, welche Anliegen bei euch ankommen und wer danach antwortet. Daraus wird eine KI, die annimmt, fragt und weiterleitet.

Die KI nimmt den Anruf entgegen und begrüßt mit eurem Text. Sie fragt nach Name, Anliegen und Dringlichkeit. Sie schreibt eine Notiz und schickt sie an die richtige Person, per Mail oder Chat. Wenn jemand erreichbar ist und das Anliegen passt, stellt sie durch.

Was sie nicht tut: Notfälle allein entscheiden, Rechts- oder Medizinauskunft geben oder Termine verbindlich zusagen, die ihr nicht freigegeben habt. Wenn die Lage unklar ist, stellt sie zu einem Menschen durch oder hinterlässt eine klare Lücke. Du siehst die Zwischenstände, bevor das Ding bei euch läuft.

Ein typischer Ablauf sieht so aus: Der Anruf kommt rein, die KI begrüßt, fragt nach dem Namen, hört das Anliegen und stuft die Dringlichkeit. Danach landet die Notiz beim Meister, im Büro oder beim Disponenten. Am Abend siehst du eine kurze Liste der Anrufe mit Kontext, statt einer Reihe unbekannter Nummern.

• Annahme mit eurem Begrüßungstext
• Name, Anliegen und Dringlichkeit erfragen
• Notiz an die zuständige Person
• Durchstellen, wenn jemand erreichbar ist
• Abendliche Liste der Anrufe mit Kontext

Was du davon wirklich brauchst

Nimm die letzten zwanzig verpassten Anrufe und sortiere sie nach Anliegen. Was kam wirklich vor? Wer hat danach zurückgerufen? Was fehlte in der Notiz? Daraus entstehen die Fragen der KI und die Regeln, wann sie durchstellt.

Eine Telefonzentrale wird schlecht, wenn sie jede Ausnahme abbilden soll. Fang mit den drei häufigsten Anliegen an und erweitere erst, wenn der Ablauf sitzt.

Schreib auf, wer in der Woche erreichbar ist und wer nur eine Notiz braucht. Vertretung funktioniert erst, wenn die KI weiß, wohin die Nachricht soll, wenn das Büro leer ist und das Handy auf der Baustelle stumm bleibt.

• Welche Anliegen kommen bei euch wirklich an?
• Wer bekommt die Notiz bei Angebot, Reklamation und Termin?
• Wann muss sofort ein Mensch sprechen?
• Wohin geht die Nachricht, wenn alle auf der Baustelle sind?
• Welche Durchwahl bleibt geheim, und welche darf die KI nutzen?

Wann die klassische Telefonzentrale die bessere Wahl bleibt

Eine klassische Telefonzentrale oder ein menschliches Vorzimmer bleibt die passende Wahl, wenn bei euch ständig komplexe Gespräche geführt werden und jemand die Nuancen sofort hören muss. Auch wenn Notfälle bei euch häufig sind und nur ein Mensch die Lage einschätzen darf, bleibt die KI höchstens ein Vorbau.

Wenn eure Anlage fest mit einem Carrier und vielen Nebenstellen verdrahtet ist und ihr den Wechsel nicht wollt, sagen wir das in der Einschätzung. Dann lohnt sich höchstens ein schmaler Assistent für die verpassten Anrufe, ohne die ganze Anlage zu ersetzen.

Lokal oder in der EU

Die KI-Telefonzentrale kann auf einem Rechner bei euch im Haus laufen. Dann bleiben Notizen und Aufzeichnungen im Gebäude. Sonst betreiben wir sie auf Servern in der EU. Wer zugreift, legt ihr fest.

Eure Rufnummer kann vorerst beim bisherigen Anbieter bleiben. In der Einschätzung steht, was parallel laufen kann und was erst nach einem Wechsel gilt.

Sollen wir dir das bauen?

Beschreib, was du ersetzen willst. Du bekommst eine Einschätzung mit Festpreis.