SaaS-Kosten senken: die Abos streichen, die dieselbe Arbeit zweimal machen

Wofür du heute zahlst

Du zahlst oft für vier Werkzeuge, die denselben Vorgang in Teilen abbilden. Das CRM speichert den Kontakt. Das Formular nimmt die Anfrage an. Die Tabelle hält den Stand. Der Chat verteilt die Aufgabe. Jedes Abo hat eine eigene Rechnung, eine eigene Anmeldung und eine eigene Pflege. Wer den Überblick behalten will, führt zusätzlich noch eine Liste außerhalb aller Tools.

Der teure Teil entsteht, wenn dieselben Daten zweimal wandern. Jemand tippt aus dem Formular in das CRM. Jemand kopiert aus dem Chat in die Tabelle. Die Arbeit fühlt sich produktiv an, weil sie sichtbar ist. Sie ist trotzdem Doppelarbeit. Die Abos bleiben, weil jedes Tool einen Teil gut macht und niemand den Schnitt trennt. Am Monatsende liegen mehrere Rechnungen da, die denselben Kundenpfad bedienen.

Welche Beträge das bei dir sind, stehen in deinen Verträgen. Im Rechner unten trägst du die Namen und deine eigenen Zahlen ein. Eine fremde Preisliste zitieren wir hier nicht. Der Vergleich lohnt erst, wenn die überlappenden Schritte klar benannt sind.

• CRM, Formular, Tabelle und Chat für denselben Kundenpfad
• Manuelles Kopieren zwischen Systemen
• Pflege von Rechten und Feldern in mehreren Oberflächen

Was eine eigene KI übernimmt

Die KI ersetzt nicht jedes Spezialwerkzeug. Sie ersetzt den überlappenden Ablauf dazwischen. Eine Anfrage kommt an. Die KI legt sie an der richtigen Stelle ab, schreibt die Kurznotiz und erinnert die Person, die als Nächstes dran ist. Der Spezialteil bleibt dort, wo er hingehört.

Sie erkennt, welche Felder bei euch in den letzten Wochen wirklich gefüllt wurden. Daraus baut sie den schmalen Pfad: Eingang, Zuordnung, Status, nächster Schritt. Was außerhalb dieses Pfads liegt, bleibt vorerst draußen. So entsteht kein zweites Monolith-Abo, das dieselben Schubladen öffnet.

Was sie nicht tut: Preise verhandeln, Freigaben erfinden oder einen Bericht glätten, der ohne Daten dasteht. Fehlt eine Angabe, bleibt die Lücke sichtbar. Du siehst den Ablauf, bevor er bei euch läuft.

• Anfrage annehmen und zuordnen
• Kurznotiz an die richtige Person
• Erinnerung an den nächsten Schritt
• Felder aus dem echten Alltag, nicht aus dem Feature-Menü

Was du davon wirklich brauchst

Nimm die letzten vier Wochen und schreib auf, welche Schritte wirklich vorkamen. Alles, was nur im Menü stand und nie geöffnet wurde, ist Kandidat zum Streichen. Ein eigenes System wird schlecht, wenn es aus Angst dieselben Schubladen nachbaut. Eng bauen heißt hier: nur den überlappenden Pfad.

Setz dich mit der Person hin, die heute zwischen den Tools hin und her springt. Ihre Liste ist oft kürzer als die Feature-Seite der Anbieter. Genau diese kurze Liste ist der Bauauftrag. Wenn Lieferant, Amt oder Bank ein festes Format verlangen, bleibt dieses eine Tool stehen.

• Welche zwei Tools speichern denselben Kontakt oder dieselbe Anfrage?
• Welcher Schritt wird heute manuell von einem System in ein anderes kopiert?
• Welche Felder wurden in den letzten vier Wochen wirklich ausgefüllt?
• Wer braucht lesenden Zugriff, und wer darf etwas ändern?
• Welches Format verlangt Lieferant, Amt oder Bank zwingend von euch?

Wann das bestehende Tool die bessere Wahl bleibt

Ein bestehendes Tool bleibt die bessere Wahl, wenn die Gegenstelle nur dieses Format annimmt. Lieferant, Amt oder Bank schicken eine Schnittstelle, ein Portal oder eine Datei, die an genau dieses System gebunden ist. Dann lohnt kein Parallelbau für denselben Anschluss. Die KI kann höchstens die Notiz davor oder danach führen.

Auch wenn euer Vertrag noch läuft und ein Abbruch teurer wäre als die Restlaufzeit, ist ein schmaler Assistent neben dem Abo oft der ruhigere Weg. Die Einschätzung sagt das klar, auch wenn dabei kein vollständiger Ersatz herauskommt. Ehrlichkeit hier spart später den teuren Doppelbetrieb.

Lokal oder in der EU

Der Ablauf kann auf einem Rechner bei euch im Haus laufen. Dann bleiben Anfragen und Notizen im Gebäude. Sonst betreiben wir ihn auf Servern in der EU. Wer zugreift, legt ihr fest. Beides ist eine bewusste Entscheidung, keine Nebenbemerkung im Vertrag.

Sobald der überlappende Teil wirklich umzieht, liegt der Pfad nicht mehr in den Clouds der einzelnen Abo-Anbieter. Spezialwerkzeuge, die ihr behaltet, behalten ihren eigenen Ort. Die Grenze zwischen beiden schreibt ihr auf, bevor der Bau startet. Parallelbetrieb ist erlaubt, solange klar ist, welches System führend ist.

Sollen wir dir das bauen?

Beschreib, was du ersetzen willst. Du bekommst eine Einschätzung mit Festpreis.