Eigene Software statt SaaS, gebaut für den einen Ablauf, den ihr wirklich nutzt

Wofür du heute zahlst

Du zahlst für Plätze und für Menüs. Jeder Platz hat einen Login. Jedes Extra-Modul hat eine eigene Zeile, sobald jemand es einmal aktiviert hat. Die Rechnung kommt monatlich oder jährlich, unabhängig davon, wie oft die Leute die Oberfläche wirklich öffnen. Ungenutzte Plätze bleiben oft monatelang bestehen, weil niemand den Mut hat, sie zu streichen.

Auf der Feature-Seite steht viel. Im Alltag reichen oft eine Liste, ein Status und eine Erinnerung. Der Rest liegt im Menü und kostet trotzdem mit. Die Pflege der Rechte und der ungenutzten Felder frisst Zeit, die niemand in der Produktbeschreibung sieht. Am Ende bedient ihr einen Bruchteil und zahlt für die ganze Plattform.

Welche Beträge bei dir anfallen, stehen in deinem Vertrag. Fremde Anbieterpreise tragen wir hier nicht ein. Du rechnest mit deinen eigenen Zahlen. Erst wenn der genutzte Ablauf klar ist, lässt sich der Ersatz sinnvoll beschreiben.

• Platzlizenzen ohne regelmäßigen Login
• Module, die einmal aktiviert und nie wieder geschlossen wurden
• Admin-Zeit für Rechte und leere Felder

Was eine eigene KI übernimmt

Wir bauen das Werkzeug um den Ablauf herum, den ihr schon kennt. Zuerst listest du die Schritte der letzten vier Wochen auf. Daraus werden Felder, Zustände und kurze Texte. Die KI füllt, was aus Mail oder Anruf kommt, und hält die Erinnerung ein, die ihr formuliert habt. Der Bau folgt dem Alltag, nicht dem Verkaufsprospekt.

Sie öffnet kein Feature-Menü mit hundert Optionen. Sie zeigt den einen Pfad: Vorgang anlegen, Stand setzen, nächste Person informieren. Berichte entstehen nur aus den Feldern, die wirklich existieren. Wer später mehr braucht, ergänzt bewusst, nicht aus Angst vor fehlenden Häkchen.

Was sie nicht tut: eure Preise erfinden, Freigaben ohne Regel erteilen oder Lücken mit Schätzungen füllen. Fehlt etwas, bleibt die Lücke stehen. Du siehst den Zwischenstand, bevor das Werkzeug bei euch läuft.

• Felder aus den letzten vier Wochen
• Anlegen aus Mail oder Anruf
• Erinnerung mit eurem Text
• Berichte nur aus vorhandenen Daten

Was du davon wirklich brauchst

Nimm die Person, die das heutige Abo am häufigsten bedient. Fragt gemeinsam, welche Bildschirme in den letzten vier Wochen wirklich vorkamen. Die Antwort ist der Bauplan. Alles andere kann warten. Ein Workshop mit der Feature-Liste des Anbieters führt meist in die falsche Richtung.

Ein eigenes Werkzeug wird gut, wenn es eng bleibt. Es wird schlecht, wenn ihr aus Gewohnheit dieselben leeren Schubladen nachbaut, die im SaaS schon niemand gefüllt hat. Schreibt die Ausnahmen auf: wo die Gegenstelle eine zertifizierte Schnittstelle nur zu einem Anbieter hat.

• Welche Schritte eines Vorgangs kamen in den letzten vier Wochen wirklich vor?
• Welche Felder wurden bei jedem Vorgang ausgefüllt?
• Wer darf anlegen, wer darf nur lesen, wer darf löschen?
• Woher kommt der nächste Impuls: Kalender, Postfach oder Anruf?
• Welche Auswertung braucht ihr wirklich auf Papier oder im Meeting?

Wann SaaS die bessere Wahl bleibt

SaaS bleibt die bessere Wahl, wenn die Gegenstelle eine zertifizierte Schnittstelle nur zu diesem Anbieter hat. Partnerportal, Behördenschnittstelle oder Branchenformat: dann hängt der Anschluss am bestehenden Abo, und ein Eigenbau ersetzt diesen Anschluss nicht. In dem Fall bleibt das Abo für genau diesen Teil stehen.

Auch wenn euer Team die Plattform wirklich als Plattform nutzt, mit vielen Rollen und fertigen Anbindungen, ist ein schmales Eigenwerkzeug der falsche Ersatz. Dann sagen wir das in der Einschätzung und schlagen höchstens einen Assistenten neben dem Abo vor. Kein Bau um des Bauens willen.

Lokal oder in der EU

Das Werkzeug kann auf Hardware bei euch laufen. Dann bleiben Vorgänge und Dateien im Haus. Sonst betreiben wir es auf Servern in der EU. Zugriffe steuert ihr. Beides wird vor dem Bau schriftlich festgehalten.

Eine Cloud des bisherigen SaaS-Anbieters liegt nicht mehr im Pfad, sobald der Ablauf wirklich umzieht. Bis dahin könnt ihr parallel arbeiten. Den Schnitt schreibt die Einschätzung auf. Wer führend ist, muss an jedem Tag klar sein.

Sollen wir dir das bauen?

Beschreib, was du ersetzen willst. Du bekommst eine Einschätzung mit Festpreis.