Start/Beispiele/Steuerkanzlei: 400 Mails, sortiert nach Mandat
Beispiel
Die Kanzlei-Inbox, in der die wichtigen Mails untergehen
Steuerkanzlei in Charlottenburg, zwölf Mitarbeitende, drei Berufsträger
Beispiel, kein Kunde.
Wir zeigen den Ablauf so, wie er bei einem Betrieb dieser Größe laufen würde. Echte Referenzen stehen hier, sobald die ersten Projekte abgeschlossen und freigegeben sind.
Ausgangslage
Eine geteilte Inbox für alle Mandantenkontakte, dauerhaft dreistellig ungelesen.
Belege kommen als Handyfoto, als PDF, im Portal und auf Papier.
In der Fristenphase beantwortet jeder alles — Doppelbearbeitung ist die Regel.
Statusfragen von Mandanten binden täglich mehrere Stunden.
Was gebaut wurde
Inbox-Agent ordnet jede eingehende Mail Mandat und Vorgang zu und schreibt eine Zusammenfassung in die Betreffzeile.
Belege werden erkannt, benannt und im Mandantenordner abgelegt — mit Prüfliste für die Sachbearbeitung.
Antwortentwürfe für die zehn häufigsten Standardfälle. Gesendet wird nur nach Freigabe.
Wissenssuche über interne Anweisungen und Musterschreiben, jede Antwort mit Quellenangabe.
Verlauf
Woche 1
Kickoff, Analyse von vier Wochen Posteingang, Regeln festlegen.
Woche 2
Agent läuft mit, ohne etwas zu verändern. Die Kanzlei korrigiert die Zuordnung.
Woche 3
Ablage und Zusammenfassungen scharf geschaltet, Antwortentwürfe im Test.
Woche 4
Übergabe, Einweisung, Dokumentation.
Was sich ändert
Die Berufsträgerin beginnt den Tag mit einer sortierten Liste statt mit 90 ungelesenen Mails.
Belege liegen im richtigen Ordner, bevor jemand danach sucht.
Statusfragen beantwortet die Sachbearbeitung in Sekunden, weil der Vorgang zusammenhängt.
Als Erwartung formuliert, nicht als gemessenes Ergebnis. Wir schreiben hier keine Prozentzahlen hin, die wir nicht belegen können.
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