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Eigene Software · Stand: 20. August 2026
Du suchst eine Alternative zu deinem Abo. Es gibt eine dritte Möglichkeit.
Wer aus Salesforce, HubSpot oder einem anderen Mietsystem heraus will, hat meist zwei Wege im Kopf: bleiben oder zu einem anderen Anbieter wechseln. Beide führen wieder in ein Abo. Die dritte Möglichkeit ist, die Software nachbauen zu lassen — zugeschnitten auf deine Abläufe, betrieben bei dir, einmal bezahlt.
Weg 1
Bleiben
Du zahlst weiter pro Nutzer und Monat. Der Preis steigt mit jeder Person und mit jeder Preisrunde des Anbieters. Dafür kümmert sich jemand anderes.
Weg 2
Anbieter wechseln
Ein anderes fertiges Produkt, ein anderer Preis, andere Kompromisse. Du passt deine Abläufe wieder an fremde Logik an — und sitzt im nächsten Abo.
Weg 3
Nachbauen lassen
Genau die Funktionen, die du benutzt. Läuft auf deiner Hardware, die Daten bleiben im Haus. Einmalige Baukosten statt monatlicher Miete.
Warum das erst jetzt geht
Die dritte Möglichkeit ist nicht neu — sie war nur unbezahlbar. Ein Kundenverwaltungssystem nachzubauen war ein Projekt über Monate, mit einem Team, das nach Tagessätzen abgerechnet hat. Für einen Betrieb mit zwölf Leuten hat sich das nie gerechnet. Deshalb ist Mieten zur einzigen realistischen Antwort geworden, und deshalb sucht heute auch kaum jemand danach.
Was sich geändert hat, ist die Bauzeit. Was früher Monate gedauert hat, ist heute eine Sache von Tagen bis wenigen Wochen — weil ein großer Teil des Schreibens von Software inzwischen von Maschinen erledigt wird und Menschen entwerfen, prüfen und verantworten. Damit verschiebt sich die Grenze, ab der sich ein Eigenbau lohnt, nach unten. Sie liegt nicht mehr beim Konzern, sondern beim Mittelständler.
Das ist der ganze Punkt. Nicht, dass Eigenbau plötzlich besser wäre als vorher — sondern dass er für Betriebe erreichbar geworden ist, für die er es nie war.
Was sich nachbauen lässt — und wovon man die Finger lässt
Nicht alles gehört selbst gebaut. Bei manchem wäre es fahrlässig. Diese Landkarte ist die ehrliche Version — auch dort, wo sie gegen unser eigenes Geschäft spricht.
Kundenverwaltung und Vertrieb
Der klassische Fall. Salesforce in der Mitte, drumherum Anbauten: Schule in einem Extra-Tool, HR in einem HR-System, Montage extra gebaut, Rechte bei einem Menschen. Fehlt etwas, kommt das nächste Ding. Ein Nachbau ist eine Datenbank. Der nächste Bereich hängt dran. Paradebeispiel: unser CRM für den Außendienst — und der Stapel, den jedes gewachsene Unternehmen mit diesem Kern kennt. Google Ads, Deutschland, August 2026: 110 Suchen im Monat nach Salesforce-Alternative, 170 nach HubSpot-Alternative, 320 nach CRM für Vertrieb.
Angebote, Aufträge, Rechnungsentwürfe
Solange die fertige Rechnung in deiner Buchhaltung landet und nicht im Eigenbau verbucht wird, ist das unproblematisch — und meist der Bereich mit der größten Zeitersparnis.
Projekte, Aufträge, Baustellen
Fertige Projektwerkzeuge zwingen dich in ihre Denkweise. Ein Handwerksbetrieb denkt in Baustellen, eine Kanzlei in Akten, eine Praxis in Behandlungsserien.
Internes Wissen und Handbücher
Die Sorte Ablage, in der man wirklich findet, was man sucht — durchsuchbar, mit deinen Begriffen. Besonders wirksam in Verbindung mit einem Assistenten, der Fragen daraus beantwortet.
Kundenportale und Formulare
Statusabfragen, Terminwünsche, Unterlagen-Uploads. Nimmt Anrufe weg, ohne dass jemand eine Software lernen muss.
Auswertungen und Übersichten
Die drei Zahlen, die du morgens wissen willst — statt eines Berichtssystems mit vierzig Kacheln, das niemand öffnet.
Zeiterfassung
Technisch einfach, arbeitsrechtlich nicht. An der Erfassung von Arbeitszeit hängen Mitbestimmung, Aufbewahrung und Nachweispflichten. Bauen ja — aber die Anforderungen kommen von deiner Rechtsberatung, nicht von uns.
Warenwirtschaft und Lager
Der Kern ist gut baubar. Sobald Schnittstellen zu Lieferanten, Kassensystemen oder Marktplätzen dazukommen, wächst der Aufwand schnell — dann lohnt der Vergleich mit einer fertigen Lösung.
Newsletter und Serienmails
Die Software ist der leichte Teil. Der schwere ist, dass die Mails ankommen und nicht im Spam landen — das ist ein eigenes Handwerk. Wir bauen den Versand meist auf einen spezialisierten Dienst auf, statt ihn nachzubauen.
Dateiablage
Hier raten wir eher ab, etwas Eigenes zu bauen. Es gibt ausgereifte Lösungen, die man betreiben statt nachbauen sollte — Nachbauen bringt keinen Vorteil, aber alle Risiken.
Buchhaltung und Kassensysteme
An Kassen hängt eine technische Sicherheitseinrichtung, an der Buchführung hängen die GoBD. Das sind keine Funktionen, das sind Zulassungsfragen. Nimm eine geprüfte Lösung — und lass dir höchstens die Zuarbeit dorthin bauen.
Lohnabrechnung
Ändert sich jedes Jahr, und Fehler zahlt der Arbeitgeber. Dafür gibt es Anbieter, deren einziges Geschäft es ist, das aktuell zu halten.
Qualifizierte elektronische Signatur
Die rechtlich stärkste Signaturform darf nur ein zugelassener Vertrauensdiensteanbieter ausstellen. Nachbauen ist keine Option — welche Signaturform deine Verträge brauchen, klärt deine Anwältin.
Zahlungsabwicklung
Wer Kartendaten verarbeitet, fällt unter eigene Sicherheitsstandards mit Prüfpflichten. Das gehört zu einem Zahlungsdienstleister.
Eigener Mailserver
Machbar, aber Zustellbarkeit ist ein Dauerjob. Wenn deine Angebote im Spam landen, ist die Ersparnis schnell aufgebraucht. Postfächer mietet man besser bei einem europäischen Anbieter.
Die Rechnung über fünf Jahre
Ein Abo ist eine laufende Ausgabe, ein Eigenbau eine einmalige. Deshalb ist die Frage nie „was kostet es im Monat", sondern „ab wann hat es sich getragen". Kreuz an, was du ersetzen willst.
Die Baukosten sind Spannen aus vergleichbaren Vorhaben, keine Angebote — was dein Fall kostet, steht erst fest, wenn wir deine Abläufe gesehen haben. Die Mietpreise sind Listenpreise der Anbieter, abgerufen am 20. August 2026. Der Betrieb ist mit 45 € im Monat für Hardware und Pflege angesetzt, unabhängig von der Zahl der Systeme.
Was dir dabei tatsächlich gehört
„Gehört dir" ist ein Wort, das viele benutzen. Konkret heißt es bei uns:
—Der Quelltext liegt bei dir. Nicht bei uns auf einem Server, zu dem du Zugang bekommst — bei dir, mit dem Recht, ihn zu ändern oder ändern zu lassen. Auch von jemand anderem als uns.
—Die Daten liegen auf deiner Hardware. Kein Export nötig, weil sie nie woanders waren. Keine Frage, in welchem Land ein Rechenzentrum steht.
—Kein Abo-Zwang. Wenn du die Pflege bei uns lässt, gerne. Wenn du sie selbst machst oder jemand anderen nimmst, läuft die Software trotzdem weiter.
—Keine Preiserhöhung, die du nicht kommen siehst. Was gebaut ist, ist gebaut. Was du in fünf Jahren zahlst, entscheidest du, nicht die Preisliste eines Anbieters.
—Keine Funktion, die verschwindet. Mietsoftware ändert sich, ob es dir passt oder nicht. Deine Software ändert sich, wenn du es willst.
Der Gegenwert dazu ist ebenso klar: Verantwortung wechselt den Besitzer. Was bei einem Abo der Anbieter macht — Updates, Sicherungen, Erreichbarkeit — macht danach jemand anderes. Entweder du oder wir. Wer das ist, gehört vor den Bau geklärt, nicht danach.
Genau deshalb liefern wir nicht nur die Software: Server, Aufbau bei dir im Haus, geprüfte Sicherungen und eine Nummer, unter der jemand rangeht. Was dazugehört, steht hier.
Wie so ein Vorhaben abläuft
01
Mitlaufen statt Anforderungen abfragen
Ein halber Tag bei dir. Wir sehen, wie ein Auftrag durchs Haus läuft — statt uns erklären zu lassen, wie er laufen sollte. Der Unterschied zwischen beidem ist der Grund, warum Standardsoftware oft nicht passt.
02
Der kleinste Nutzen zuerst
Nicht das ganze System, sondern der eine Ablauf, der am meisten weh tut. Nach zwei Wochen läuft er. Erst wenn du ihn im Betrieb gesehen hast, entscheidest du über den Rest.
03
Parallelbetrieb
Das alte System läuft weiter, bis das neue trägt. Niemand wird an einem Montagmorgen vor eine Software gesetzt, die er noch nie gesehen hat.
04
Übergabe mit Quelltext
Du bekommst die Software, den Quelltext, die Dokumentation und eine Einweisung. Ab hier könntest du ohne uns weitermachen — das ist der Test, ob die Übergabe echt war.
05
Pflege, wenn du willst
Updates, Sicherungen, Änderungen. Als Vertrag mit fester Reaktionszeit oder auf Zuruf. Kündbar, ohne dass die Software aufhört zu funktionieren.
Häufige Fragen
Was, wenn ihr in zwei Jahren nicht mehr da seid?
Die berechtigtste Frage überhaupt — und der Grund, warum die Übergabe so aussieht, wie sie aussieht. Du bekommst den Quelltext und die Dokumentation, und die Software läuft auf deiner Hardware. Ein anderer Entwickler kann übernehmen.
Bei einem Abo hast du diese Möglichkeit nicht: Wenn der Anbieter den Dienst einstellt oder den Preis verdreifacht, bleibt dir nur der Umzug. Das Risiko verschwindet nicht, es wechselt die Richtung — und wird in deinem Fall beherrschbar.
Ist selbstgebaute Software nicht unsicherer?
Es kommt darauf an, was du vergleichst. Große Anbieter haben Sicherheitsteams, die du nicht hast — sind dafür aber ein weit lohnenderes Ziel, und deine Daten liegen bei einem Dritten.
Eine kleine Anwendung, die nur im Betriebsnetz erreichbar ist, hat eine deutlich kleinere Angriffsfläche als ein weltweit erreichbares Portal. Entscheidend ist, dass sich jemand um Updates kümmert. Genau deshalb ist die Pflege Teil des Angebots und kein Zusatz.
Bekommen wir dann eine Software, die nur ihr versteht?
Das wäre schlechtes Handwerk. Wir bauen mit gängigen, verbreiteten Bausteinen — nichts Exotisches, für das man uns bräuchte. Dazu kommt eine Dokumentation, die beschreibt, wie es aufgebaut ist und wie man es ändert.
Der Maßstab ist einfach: Ein anderer Entwickler muss sich in überschaubarer Zeit hineinfinden können. Wenn das nicht gilt, haben wir es falsch gebaut.
Was ist mit Datenschutz?
Wenn die Daten dein Haus nicht verlassen, entfallen einige Fragen von selbst — etwa die nach Übermittlungen in Drittländer und nach Auftragsverarbeitern für die eigentliche Verarbeitung. Verschwinden tut die Verantwortung nicht: Ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Zugriffsrechte und Löschfristen brauchst du weiterhin.
Wir bauen so, dass diese Dinge möglich sind, und dokumentieren, was wo passiert. Die datenschutzrechtliche Bewertung selbst gehört zu deiner Datenschutzberatung.
Ab welcher Größe lohnt sich das?
Als Faustregel: Unter fünf Personen selten, zwischen fünf und zehn kommt es darauf an, ab zehn wird es meist deutlich. Der Grund ist einfach — Mietpreise wachsen mit jedem Kopf, Baukosten nicht.
Wichtiger als die Personenzahl ist aber, wie eigen deine Abläufe sind. Ein Betrieb mit sechs Leuten und einem sehr speziellen Ablauf profitiert mehr als einer mit zwanzig, die es genau so machen wie alle anderen.
Könnt ihr auch nur einen Teil ersetzen?
Das ist sogar der Normalfall. Fast niemand ersetzt alles auf einmal. Meist fängt es mit dem einen Ablauf an, der am meisten Zeit frisst, und der Rest bleibt vorerst, wie er ist. Übergänge zwischen alt und neu bauen wir mit.
Quellen und Stand
Mietpreise von den offiziellen Preisseiten der Anbieter, abgerufen am 20. August 2026. Wo ein Anbieter seine Preise nur über einen im Browser nachgeladenen Rechner zeigt, nennen wir keine Zahl.
Suchvolumina: Google-Ads-Daten für Deutschland, deutschsprachige Suchen, abgerufen am 20. August 2026.
Baukostenspannen sind Erfahrungswerte aus Vorhaben vergleichbaren Umfangs, keine Angebote.
Diese Seite ist keine Rechts-, Steuer- oder Datenschutzberatung. Preise und rechtliche Anforderungen ändern sich — prüf vor einer Entscheidung den aktuellen Stand.
Wir schauen uns an, was bei dir läuft.
Fünfzehn Minuten am Telefon reichen für die erste Einschätzung: Was zahlst du heute, was davon nutzt du, und lohnt sich ein Eigenbau bei deiner Größe. Wenn die Antwort lautet, dass du besser beim Abo bleibst, hörst du das im selben Gespräch.
Kein Verkaufsgespräch. Wenn wir nicht der Richtige sind, sagen wir dir, wer es ist.
