Start/Eigene Software/CRM Vergleich Außendienst
Vergleich · Stand August 2026
CRM für den Außendienst vergleichen: die sechs Kriterien, die zählen
Acht Leute auf Salesforce Pro Suite zahlen in fünf Jahren 48.000 € nur Lizenzen. Die Frage ist nicht, ob der Außendienst ein CRM braucht. Die Frage ist, welches Format zur Tür passt — und welches du fünf Jahre mitbezahlst, ohne es anzufassen.
Kein Ranking, keine Sterne. Listenpreise von den Herstellerseiten. Wir haben den Eigenbau selbst in Betrieb — deshalb steht er in der Tabelle, nicht oben drauf.
Was ein Außendienst-CRM ist
Ein Außendienst-CRM für den Vertrieb an der Tür ist keine Pipeline im Büro und keine Plantafel für Techniker. Es ist Route, Fakten, Stift und Provision — in einer Datenbank, auf dem Handy. Stand: August 2026.
Wer „Außendienst Software“ sucht, landet oft bei Field Service: Einsatzplanung für Monteure, GPS, Material, Abrechnung. Wer „CRM für Vertrieb“ sucht, landet bei Salesforce, HubSpot und Pipedrive. Der Mensch vor der Ladentür braucht keins von beiden ungeschnitten.
Die sechs Prüfkriterien
Die ersten drei entscheidest du an einem Vormittag vor der Tür. Die letzten drei merkst du erst, wenn die Miete schon läuft.
| Kriterium | Die eine Frage an den Anbieter | Worauf es ankommt |
|---|---|---|
| Route ohne Doppel-Türen | „Bekommt jeder Verkäufer morgens eine Liste, die kein zweiter heute hat — zu Fuß, in seinem Kiez?“ | Eine Pipeline ist keine Tour. Eine Touren-App ohne CRM ist keine Akte. Doppelt klingeln kostet den Tag, nicht das Feature. |
| Türkarte: Fakten, dann ein Satz | „Stehen vor der Tür Adresse, Telefon, Website — und ein Satz, was wir lösen? Oder vierzig leere Felder?“ | Was der Verkäufer nicht in drei Sekunden liest, füllt er nicht aus. Dann umgeht er das System, und die Miete läuft trotzdem. |
| Stift auf dem Handy | „Unterschreibt der Kunde vor Ort auf dem Display — Name, Mail, Auftrag — ohne Laptop im Laden?“ | Ohne Stift kaufst du ein zweites Tool. Der Auftrag sitzt an der Tür oder er sitzt später im Büro, wo er wackelt. |
| Provision aus denselben Büchern | „Liest der Zähler dieselben Abschlüsse wie der Stift — verdient, realisiert, Storno — oder rechnet jemand in Excel nach?“ | Zwei Zahlen, die der Verkäufer sieht. Satz mal Preis. Was nicht in derselben Tabelle liegt, wird gestritten. |
| Anbau oder eine Datenbank | „Wenn Schule, HR oder Montage fehlen: neues Abo — oder eine Tabelle in dem Haus, das schon da ist?“ | Jedes Extra-Produkt ist ein Login, eine Rechnung, eine Stelle, an der Daten nicht ankommen. Der nächste Bereich muss dranhängen, nicht danebenstehen. |
| Exit, Rechte, fünf Jahre | „Wem gehören die Daten, wer ändert einen Satz im Vertrag, und was kostet dasselbe Team in fünf Jahren — Lizenzen plus Anbauten?“ | Die Monatskarte lügt, wenn du nicht mit Kopfzahl mal zwölf mal Jahre rechnest. Und sie lügt nochmal, wenn nur einer die Rechte hat. |
Die vier Typen — und wer zu wem passt
Wir bewerten hier bewusst keine fremden Produkte Feature für Feature. Pakete ändern sich schneller, als eine Sterne-Liste ehrlich bleibt. Was sich nicht ändert: vier Logiken.
Salesforce — Konzern-CRM
Stärke: Forecasts, Rechte, Module, wenn hundert Leute in einem Prozess leben, den eine Abteilung pflegt.
Grenze: Ein Mensch vor der Tür braucht Route, nackte Fakten und einen Stift. Den Rest zahlt er mit. Fehlt etwas, kommt der nächste Anbau — Schule extra, HR extra, Montage extra, Rechte bei einem Menschen.
HubSpot — Marketing-CRM
Stärke: Inbound, Seiten, Mail, Deals in einer Oberfläche. Wer über Inhalte verkauft, bleibt oft hier.
Grenze: Die Tür ist kein Funnel. Seats, Hubs und Kontingente stapeln sich, sobald Vertrieb plus Marketing plus Service denselben Login wollen. Die Route zur Ladentür ist nicht der Kern.
Pipedrive — Pipeline-CRM
Stärke: Deals visuell schieben. Günstigste Lizenz in dieser Tabelle, wenn du nur eine Pipeline im Büro brauchst.
Grenze: Route, Stift, Provision aus den Büchern, Schule am selben Menschen — das kaufst du danach extra. Die günstige Lizenz wird teuer, sobald der zweite und dritte Login dazukommen.
Eigenbau — eine Datenbank
das sind wir — agent030, Berlin. Kein Kundenprojekt: unser eigener Außendienst.
Stärke: Route, Türkarte, Stift, Provision, Schule hängen an derselben Akte. Der nächste Bereich ist eine Tabelle, kein App-Store. Eine Person, die mit der KI arbeitet, ändert Vertrag und Funktion — nicht ein Ticket durch drei Abteilungen.
Grenze: Wer nur Deals in einer Spalte schiebt, braucht uns nicht. Dann ist Pipedrive die günstigere Miete, und das sagen wir so. Der Eigenbau trägt, wenn der Ablauf eigen ist — Tür, Anschluss, Montage, Schule.
Transparenz: agent030 gehört zum vierten Typ. Deshalb steht hier kein Testsieger. Wir verdienen am Nachbau, nicht daran, welchen Hersteller du abonnierst.
Was kostet eine Salesforce-Lizenz — und der Rest der Tabelle
Salesforce listet 2026 für die Sales Cloud 25 € (Starter), 100 € (Pro Suite), 175 € (Enterprise) und 350 € (Unlimited) pro User und Monat. Quelle: salesforce.com/sales/pricing.
HubSpot Sales Hub, DACH, jährliche Zahlung, Stand 2026: Starter 9 €, Professional 90 €, Enterprise 150 € pro Nutzer und Monat. Quelle: hubspot.de/pricing.
Pipedrive, jährliche Zahlung, Stand 2026: Lite 14 €, Growth 39 €, Premium 59 €, Ultimate 79 € pro Nutzer und Monat. Quelle: pipedrive.com/de/pricing.
Rechnung für acht Außendienstler, nur Lizenzen, ohne Einrichtung, ohne Betreuung, ohne Schulung, ohne Anbauten. Formel: User × Listenpreis × 12 × Jahre.
| Paket | pro User | 8 Leute, 1 Jahr | 8 Leute, 5 Jahre |
|---|---|---|---|
| Pipedrive Growth | 39 € | 3.744 € | 18.720 € |
| HubSpot Sales Professional | 90 € | 8.640 € | 43.200 € |
| Salesforce Pro Suite | 100 € | 9.600 € | 48.000 € |
| HubSpot Sales Enterprise | 150 € | 14.400 € | 72.000 € |
| Salesforce Enterprise | 175 € | 16.800 € | 84.000 € |
| Salesforce Unlimited | 350 € | 33.600 € | 168.000 € |
| Eigenbau (einmal, Spanne) | — | 9.000–19.000 € | 9.000–19.000 € |
Pipedrive Growth ist in fünf Jahren günstiger als unser Bau — wenn du nur eine Pipeline brauchst. Sobald Route, Stift und Provision extra dazukommen, kaufst du die zweite und dritte Miete, und die Rechnung kippt. Die Salesforce- und HubSpot-Zeilen liegen über der Bau-Spanne, bevor der erste Anbau auf der Rechnung steht.
Die Bau-Spanne 9.000–19.000 € steht auf Eigene Software statt Abo. Die Miete hört nicht auf. Der Bau schon.
Angebaut. Angebaut. Angebaut.
So sieht es aus, wenn Salesforce der Kern ist und jeder neue Bereich ein Anbau. Jedes gewachsene Unternehmen kennt das Muster: In der Mitte Salesforce. Drumherum selbst gebaute Programme — mal besser angebunden, mal schlechter. Kommt ein Bereich dazu, kommt ein neues Ding dazu.
Schulung läuft über ein Extra-Tool oder einen Dienstleister per Mail. HR in einem HR-System. Montage extra gebaut. Eine Vertragsänderung, eine neue Funktion — alles dauert. Für alles brauchst du den einen Menschen mit den Rechten. Der Rest wartet.
Der übliche Weg
Neues Problem, neues Produkt
Fünf Logins. Fünf Rechnungen. Eine Wahrheit, die nirgendwo ganz stimmt.
Der andere Weg
Neues Problem, neue Tabelle
Du zeigst uns das Original. Wir setzen es sauber neu auf. Eine Datenbank. Dieselben Abläufe, ohne den Stapel.
Was wir für die Tür gebaut haben
Unser Außendienst geht in Friedrichshain und Prenzlauer Berg zur Tür. Morgens eine Route. An der Tür Fakten, ein Satz, Stift. Abends Notizen. Nachts wird gebaut, was verkauft wurde.
Kein Salesforce. Kein HubSpot. Kein Abo pro Kopf. Eine Datenbank neben der Website. Login mit Face ID. Daten im Haus.
- 1Morgens die Route. Nur du. Keine Adresse, die heute jemand anderes hat.
- 2Die Karte. Nackte Daten. Dann ein Satz: Was wir lösen. Fehlt der Satz, gehen wir nicht hin.
- 3Vier Schritte. Gucken. Ein Problem. Das Angebot. Stift.
- 4Auftrag vor Ort. Unterschrift auf dem Display. Bestätigung fliegt. Rechnung später.
- 5Provision aus den Büchern. 20 % Tür und Anschluss. 10 % Inbound. Der Zähler liest die Tabelle.
- 6Die Nacht. Notizen in der Akte. Wer gekauft hat: Seite bauen. Wer gefragt hat: Antwort ins Profil.
Was als Nächstes kommt — Angebote, Wissen, Portal, Montage — hängt in dieselbe Datenbank. Der Außendienst selbst erzeugt keine laufenden KI-Kosten. Die KI sitzt bei der einen Person, die das Haus ändert.
In drei Sätzen zur Entscheidung
Du schiebst Deals im Büro und brauchst nichts an der Tür? Dann reicht ein Pipeline-CRM. Pipedrive ist in der Lizenz oft die günstigere Miete.
Du verkaufst über Inhalte und Mail und der Außendienst ist Beiwerk? Dann prüf HubSpot — und die Seat-Rechnung, sobald mehrere Hubs denselben Login wollen.
Jemand geht zur Tür — und hinter der Tür warten Schule, Stift, Provision, später Montage? Das ist der Eigenbau: einmal gebaut, dir gehörend, Festpreis, Berlin.
Häufige Fragen
Was ist ein Sales CRM?
Ein Sales CRM verwaltet Kontakte, Chancen und den Stand jedes Deals — vom Erstkontakt bis zum Abschluss. Für den Innendienst reicht oft eine Pipeline. Für den Außendienst an der Tür gehören Route, Türkarte, Unterschrift und Provision in dasselbe System, sonst entstehen zwei Wahrheiten.
Wie viel kostet ein CRM-System?
Die Lizenz ist nur der erste Block. Salesforce Sales Cloud 2026: 25–350 € pro User und Monat. HubSpot Sales Hub: 9–150 €. Pipedrive: 14–79 € bei jährlicher Zahlung. Acht Leute, fünf Jahre, nur Lizenzen: Pipedrive Growth 18.720 €, HubSpot Professional 43.200 €, Salesforce Pro Suite 48.000 €, Salesforce Enterprise 84.000 €. Einrichtung, Schulung und Anbauten stehen nicht in der Liste. Ein Nachbau für den Außendienst liegt bei uns bei 9.000–19.000 €, einmal.
Was kostet eine Salesforce-Lizenz?
Salesforce listet 2026 für die Sales Cloud: Starter 25 €, Pro Suite 100 €, Enterprise 175 €, Unlimited 350 € — jeweils pro User und Monat. Acht Leute auf Pro Suite: 9.600 € im Jahr, 48.000 € in fünf Jahren, nur Lizenzen.
Kann ich ein CRM selbst programmieren?
Ja. Wir haben es für unseren eigenen Außendienst in Berlin gebaut: Route, Türkarte, Stift, Provision, Schule — eine Datenbank. Die Bau-Spanne liegt bei 9.000–19.000 €, einmal. Danach hängt der nächste Bereich als Tabelle dran, nicht als zweites Abo.
Warum scheitern CRM-Projekte?
Weil das System mehr Felder hat, als der Mensch vor der Tür ausfüllt. Dann kommt ein Anbau für die Route, einer für die Unterschrift, einer für die Schule. Fünf Logins, eine Wahrheit, die nirgendwo ganz stimmt. Die Leute umgehen das CRM, und die Miete läuft weiter.
Welche Vertriebssoftware ist die beste?
Es gibt keine beste, es gibt die passende. Eine Pipeline im Büro trägt Pipedrive oft. Marketing plus Vertrieb trägt HubSpot. Konzernprozesse tragen Salesforce. Ein Mensch vor der Tür braucht Route, Fakten, Stift und Provision in einer Datenbank. Wer dir einen Testsieger ohne Blick auf den Ablauf nennt, verkauft — er vergleicht nicht.
Welche drei Arten von CRM gibt es?
Lehrbuch: operativ (Alltag), analytisch (Zahlen), kommunikativ (Kanäle). Für den Kauf zählt eine andere Teilung: Konzern-CRM (Salesforce), Marketing-CRM (HubSpot), Pipeline-CRM (Pipedrive) und Eigenbau. Nur der Eigenbau hängt Route, Stift und Provision an dieselbe Akte.
Welche 5 CRM-Systeme sind die besten?
Die fünf Namen, die in jeder Liste stehen: Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Zoho, Microsoft Dynamics. Die Reihenfolge sagt nichts über deine Tür. Zoho und Dynamics prüfst du, wenn dein Haus schon in deren Welt steht. Für den Außendienst an der Tür zählt nicht der Name, sondern ob Route, Stift und Provision in derselben Akte liegen.
Welche Apps sind für Vertriebler geeignet?
Im Büro: Pipeline, Mail, Kalender. Vor der Tür: eine Liste ohne Doppel-Türen, Fakten plus ein Satz, Stift auf dem Handy, zwei Zahlen aus den Büchern. Eine Touren-App plus ein CRM plus ein Unterschrifts-Tool sind drei Apps. Eine Datenbank ist eine.
Stand: 22. August 2026. Listenpreise von den Herstellerseiten. Suchvolumen Deutschland (DataForSEO, Google Ads): CRM für Vertrieb 320/Mo, Außendienst Software 170, Salesforce Kosten 170, HubSpot Alternative 170, CRM Vergleich 140, Salesforce Alternative 110. Änderungsprotokoll: Vergleicher, PAA-Fragen und HubSpot/Pipedrive-Listenpreise ergänzt.
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Fünfzehn Minuten, und du weißt, welcher Typ zu deiner Tür passt.
Bring Kopfzahl und Ablauf mit. Wir rechnen die Miete — und sagen, wann ein Pipeline-Abo die bessere Wahl ist.
